E-procurement OfficeEasy : l’approvisionnement simplifié

Une solution d’e-procurement intègre de nombreux outils sur une plateforme unique. Au-delà de la centralisation des données, ces derniers vous accompagnent dans la réalisation de vos tâches quotidiennes. 

Gagnez en temps et en efficacité

Grâce à un tunnel d’achat simple, vous passez vos commandes plus rapidement, et recevez vos produits dans les meilleurs délais. 

En effet, avec l’e-procurement, vous avez accès à un catalogue produit dit Punch-Out, qui est mis à jour en temps réel et qui tient compte des termes commerciaux existants entre votre entreprise et OfficeEasy. 

Accessible 24h/24 et 7j/7, vous n’avez plus à vous soucier d’un possible décalage horaire, puisque les actions sont automatisées. Demande de devis ou réception des pièces de gestion de commande, tous les documents vous sont envoyés directement sur votre interface, supprimant les échanges téléphoniques ou par mails.

Vous permettant notamment de passer commande pour l’ensemble de vos sites en une seule fois, vous supprimez de nombreuses tâches répétitives, chronophages et improductives.   

Evitez les erreurs

En éliminant les tâches répétitives, l’e-procurement vous fait gagner du temps et réduit également le risque d’effectuer des erreurs de manipulation ou d'inattention.

Afin d’éviter toute autre méprise, il est aussi possible de personnaliser le catalogue produit. Il est courant, avec des produits, les micro-casques par exemple, de confondre plusieurs références proches. Pour ne pas faire d’erreur, nous pouvons masquer certains produits et ne laisser visible que ceux qui ont déjà été commandés par votre entreprise ou dont le prix a été négocié.

Et pour ne pas commander de matériel dont vous n’avez pas besoin pour le moment, la plateforme d’e-procurement vous donne une vue sur vos stocks.

Enfin, il vous est possible de mettre en place plusieurs niveaux de vérification avant la validation complète de la commande, en créant une demande de contrôle par un superviseur.   

Supprimant la plupart des erreurs possibles, vous ne dépensez pas plus que vous ne devriez dans un mauvais équipement ou dans des produits que vous avez déjà en stock.

Anticipez vos dépenses

En diminuant le temps de prise de commande et en éliminant les erreurs, l’e-procurement vous permet de réaliser un réel gain financier, mais pas seulement. Il est également à même de prévoir vos futures dépenses. 

De par l’analyse des statistiques proposées et la visibilité sur vos stocks, vous savez en temps réel où vous en êtes sur votre budget. 

Parmi les chiffres à disposition, vous avez accès à la répartition des budgets entre les services de votre entreprise et aux informations sur vos commandes en cours, passées et futures. Vous pouvez alors anticiper vos coûts et améliorer continuellement votre processus d’achat. 

Aussi, avec le catalogue personnalisé, vous avez l’assurance que vos équipes utilisent des produits aux tarifs négociés, qui ont été sélectionnés pour répondre parfaitement à leurs besoins. Durables, ils sont utilisés plus longtemps, diminuant les dépenses de remplacement et l’impact sur l’environnement.

Encourager la sobriété numérique

Au moyen d’équipements adaptés et d’un stock correctement géré, votre entreprise encourage un mode de consommation plus responsable. 

Et pour aller plus loin dans la démarche, l’e-procurement vous permet de passer à la sobriété numérique. 

Plus besoin d’imprimer vos documents et de perdre de la place pour les stocker. Vos devis, bons de commande et factures vous sont envoyés sous forme électronique et sont stockés sur votre interface personnalisée. 

Même les documents demandant une signature peuvent rester 100 % numérique grâce au système de signature électronique intégrée. Reconnue fiscalement, vous êtes en règle que ce soit du côté fiscal ou comptable.